제안서 작성 시 부서간 업무 협업 포인트 : 나라장터 제안서 작성 방법

제안서 작성 시 부서간 업무 협업 포인트

1. 영업부서

입찰 정보 수집 및 분석
- 정부의 입찰 공고를 모니터링하고, 관련 정보를 수집하여 내부에 공유합니다.
- 고객을 직접 만나보는 역할을 수행합니다
- 업무에 대해 잘 모르는 영업일 경우 담당 업무 담당자 또는 제안 담당자와 동행하기도 합니다.
고객 요구사항 파악
- 정부 기관의 요구사항과 기대치를 정확히 이해하기 위해 노력합니다.
- 고객이 만나주지 않으면 기다려서라도 만나야 합니다.
- 전화로 말하는건 한계가 있고, 특히 '글'로는 더더욱 답을 얻기 어렵습니다.
관계 구축
- 정부 담당자와의 관계를 강화하여 추가 정보를 얻고 신뢰를 구축합니다.
- 여러번 방문할수록 좋습니다.
- RFP 가 나오기 전에 만나보는편이 좋습니다.
전략 수립 지원
- 경쟁사 분석과 시장 동향을 바탕으로 제안서의 방향성과 차별화 전략 수립에 기여합니다.
- 고객의 소리를 전달해주는 역할입니다.
- 고객의 분위기, 요구사항 등 여러 상황이 있으니 제안작성부서에 공유해주면 좋습니다.

2. 제안부서

프로젝트 관리
- 제안서 작성 일정과 각 부서의 역할을 정의하고 조율합니다.
- 사전규격, RFP 가 나오게 되면 일정을 정리하고 공유하고 조율하게 됩니다.
제안서 구성 및 작성
- 요구사항에 맞는 제안서의 구조를 설계하고 내용을 작성합니다.
- 전체 목차를 정리하고 협업기업이 있다면 각 기업에서 할 역할을 함께 조율합니다.
내용 통합
- 영업부서와 연구소에서 제공한 정보를 종합하여 일관성 있는 문서를 만듭니다.
- 템플릿화 하여 공유하거나, 작업된 내용을 취합하여 규격화 합니다.
- 고객이 원하는 포멧, 색 등 맞춰서 작업합니다.
품질 관리
- 문서의 정확성, 전문성, 가독성을 검토하고 개선합니다.
- 오타 중요합니다. 오타 1개당 신뢰도 1% 깎인다고 생각하면 됩니다.
최종 제출
- 모든 검토와 수정을 마친 후, 제안서를 공식적으로 제출합니다.
- 영업부서에서 제출하는 경우가 있습니다. 이 부분은 기업의 특성에 따라 다릅니다.

3. 연구소 (연구개발 부서)

기술 분석 및 솔루션 설계
- 고객의 요구사항에 부합하는 기술적 솔루션을 설계합니다.
- 보유하고 있는 솔루션과 요구사항 솔루션의 차이점을 보고 제안서 안에 넣을 수 있는지 등 판단해야 합니다.
기술 자료 제공
- 제안서에 포함될 기술적인 내용, 데이터, 사례 등을 제공합니다.
- 고객이 판단하기 쉽도록 표로 정리하면 좋습니다.
프로토타입 또는 데모 제작
- 필요 시, 솔루션의 기능을 보여줄 수 있는 프로토타입이나 데모를 개발합니다.
기술 질의 응답 지원
- 제안서 작성 중 예상되는 기술적인 질문에 대해 답변하고 지원합니다.